Warum man mit einer Analyse anfängt
Viele Betriebe starten mit einem Werkzeug. Jemand hat von einem Programm gehört, richtet es ein und merkt nach Wochen, dass es zu keinem Ablauf passt. Das kostet Zeit und Geld und macht skeptisch.
Der umgekehrte Weg ist ruhiger. Erst schauen Sie sich an, wo Zeit verloren geht, und dann wählen Sie die passende Lösung. Der Analyse-Tag ist dieser erste Schritt, mit einem klaren Anfang und einem klaren Ende.
Eine Analyse hilft auch beim Team. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Hinweise aufgenommen werden, entsteht Vertrauen in das, was später kommt. Wer sich übergangen fühlt, bremst jede Neuerung aus.
Wie ein Analyse-Tag abläuft
Sie beginnen mit dem Betriebs-Check, sieben Fragen in etwa zwei Minuten. Daraus ergibt sich, wo ein genauer Blick sinnvoll ist. Am Analyse-Tag selbst gehe ich mit Ihnen durch die Abläufe, die dafür in Frage kommen. Ich sehe mir an, welche Programme Sie nutzen, wie Mails, Belege und Anfragen laufen, wer was macht und wo es hakt.
Dabei sprechen wir mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen. Sie wissen am besten, wo die Zettel liegen bleiben und welche Handgriffe jeden Tag Zeit fressen.
Vorbereiten müssen Sie wenig. Es hilft, wenn jemand aus dem Büro und jemand aus dem Betrieb mit am Tisch sitzen und typische Beispiele bereitliegen, etwa eine Handvoll Rechnungen, Angebote und Mails. Echte Kundendaten müssen dabei nicht offen liegen, geschwärzte Beispiele genügen. Am Ende des Tages sprechen wir über die ersten Ergebnisse, damit Sie im Bericht nichts Überraschendes lesen.
Was am Ende vorliegt
Sie bekommen eine Liste der Abläufe mit geschätztem Zeitaufwand pro Woche, einer Einschätzung, wie gut sie sich automatisieren lassen, und einer Reihenfolge. Zu dem Ablauf, der zuerst dran ist, gehört ein Festpreis, schriftlich und mit klar benanntem Umfang.
Wichtig ist auch, was auf der Liste fehlt. Wenn sich ein Ablauf nicht lohnt, steht das dort ebenfalls, mit Begründung. Ein ehrliches Nein spart Ihnen mehr als ein halbherziges Ja.
Die Liste ist so geschrieben, dass Sie sie auch ohne mich lesen und verstehen. Fachbegriffe werden erklärt, und jede Einschätzung hat eine kurze Begründung. Sie können sie Ihrem Steuerberater, Ihrem Geschäftspartner oder einem anderen Anbieter zeigen.
Wann er sich lohnt
Er lohnt sich, wenn Sie das Gefühl haben, dass im Büro zu viel Zeit in Routine fließt, aber nicht genau sagen können, wo. Er lohnt sich auch, wenn Sie schon ein Angebot für ein KI-Projekt auf dem Tisch haben und wissen wollen, ob es zu Ihrem Betrieb passt.
Weniger sinnvoll ist er, wenn Sie schon genau wissen, was Sie automatisieren wollen, etwa die Eingangsrechnungen. Dann können Sie direkt über diesen einen Ablauf sprechen, zum Beispiel über die Automatisierung der Buchhaltung.
Ein weiteres Beispiel sind Betriebe, die gewachsen sind. Bei fünf Mitarbeitern läuft vieles auf Zuruf, bei fünfzehn nicht mehr. Dann zeigt der Analyse-Tag, welche Abläufe aufgeschrieben und welche automatisiert werden sollten.
Gibt es eine Förderung
Das BAFA fördert Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen mit einem Zuschuss, der nicht zurückgezahlt werden muss. Nach der Seite des BAFA ist die Förderrichtlinie bis Ende 2028 verlängert, mit geänderten Bedingungen ab dem 1. Januar 2027. Pro Unternehmen sind höchstens zwei geförderte Beratungen pro Jahr möglich.
Wichtig ist die Reihenfolge. Sie stellen den Antrag online und warten auf das Informationsschreiben, bevor Sie einen Beratungsvertrag unterschreiben. Der Vertragsabschluss gilt laut BAFA bereits als Beginn der Beratung. Ob eine Leistung förderfähig ist, prüfen das BAFA und die Leitstelle. Fragen Sie das bei jedem Anbieter, auch bei mir, bevor Sie etwas unterschreiben. Die Zuschusshöhe hängt vom Standort ab und sollte beim BAFA nachgelesen werden.
Rechnen Sie auch bei einer Förderung mit Ihren eigenen Zahlen. Ein Zuschuss ersetzt nicht die Frage, ob sich die Beratung für Ihren Betrieb lohnt.
Was danach kommt
Nach dem Analyse-Tag entscheiden Sie in Ruhe. Sie können den Ablauf von mir umsetzen lassen, ihn selbst bauen oder gar nichts tun. Die Ergebnisse gehören Ihnen in jedem Fall.
Wenn Sie sich unsicher sind, ob ein Analyse-Tag für Ihren Betrieb passt, beginnen Sie mit dem Betriebs-Check. Er kostet nur zwei Minuten und zeigt, ob und wo es sich lohnen könnte.
Und wenn die Antwort lautet, dass sich bei Ihnen derzeit nichts lohnt, haben Sie mit überschaubarem Aufwand Klarheit gewonnen und kein Geld in ein Projekt gesteckt, das nicht trägt.